プライバシーポリシーとは？必要な理由と作成手順を徹底解説

プライバシーポリシーの重要性を理解していない人も少なくありません。本記事では、プライバシーポリシーの目的と役割から記載すべき内容、作成方法までわかりやすく解説します。最後まで読むことで、プライバシーポリシーを理解でき、適切に作成できるようになります。
» 【初心者必見】ブログの始め方＆収益化の方法を一挙解説！

プライバシーポリシーとは個人情報の取り扱いを示す指針

プライバシーポリシーは、個人情報の取り扱いを示す重要な指針です。個人情報を取り扱う企業や組織は、管理や保護方法をプライバシーポリシーとして明文化する必要があります。正しくプライバシーポリシーを取り扱えるように、目的と役割および利用規約との違いを理解しておきましょう。

目的と役割

プライバシーポリシーには、以下の目的と役割があります。

プライバシーポリシーの最も重要な役割は、個人情報の利用目的をユーザーに明確に伝えることです。収集する個人情報の種類をはじめ、管理と保護方法や第三者への提供の有無について明確が必要です。個人情報保護法には、利用目的を伝える義務や個人データの開示および訂正の手続きを公表する義務が定められています。

Pマークは、プライバシーマークと呼び、企業や組織が個人情報を適切に管理し保護するための体制を整えていることを、第三者機関が評価し、認証する制度です。Pマークの取得には、プライバシーポリシーを策定する必要があります。

利用規約との違い

プライバシーポリシーと利用規約は、目的と内容が異なります。プライバシーポリシーは、個人情報の取り扱い方を明確に示してユーザーとの信頼関係の構築が主な目的です。利用規約は、サービスの利用に関するルールを定めることを目的としています。

法的観点からみると、プライバシーポリシーは個人情報保護法に基づく義務を果たすために作られることが多いです。利用規約は、事業者とユーザー間との契約内容を定めています。ユーザーが同意することで、法的拘束力を持ってトラブル発生時の解決基準となるのが利用規約です。

プライバシーポリシーが必要な理由

プライバシーポリシーが必要な理由は、主に個人情報保護法による義務を果たし、トラブル防止と信頼性を向上させるためです。個人情報保護法に義務とトラブル防止と信頼性の向上の内容を解説します。

個人情報保護法による義務

個人情報保護法は、個人情報を取り扱う事業者に対して、以下の義務を課しています。

事業者は、個人情報を取得する際に利用目的を特定し、利用者に通知または公表が必要です。通知や公表は、WEBサイトやアプリ上にプライバシーポリシーとして掲載できます。取得して保有する個人情報には、利用者からの開示や訂正、利用停止などへの対応が必要です。

トラブル防止と信頼性の向上

個人情報に関するトラブルを防ぎ、信頼性を高めるためには、プライバシーポリシーの作成が必要です。適切に作成することで個人情報保護法などの法令違反のリスクを軽減できます。データ漏洩などのトラブルは、プライバシーポリシーに基づき、被害の拡大や信頼損失を最小限に抑えることが可能です。

プライバシーポリシーを通じて、ユーザーの権利を尊重する姿勢を示せば、自ずと信頼性を向上できます。ユーザーからの信頼を獲得してブランド価値を高めるためにも、適切なプライバシーポリシーを持つことが重要です。

プライバシーポリシーを作成する手順

適切なプライバシーポリシーの作成手順は以下のとおりです。

適切に作成できるように、文書化の前段階の保有する個人情報の洗い出しから第三者提供に関する方針の決定までを詳しく解説します。

保有する個人情報の洗い出し

保有する個人情報の洗い出しは、プライバシーポリシーを作成する最初のステップです。氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日など取り扱う個人情報の種類を洗い出します。WEBサイトやアプリ、対面など個人情報の収集方法の明確化も必要です。

個人情報は、必要以上に保管せずに期間を定めて破棄するようにしましょう。保管場所はサーバーやクラウドなど明確化し、アクセス権限を設けるなどセキュリティ対策を施して適切に管理が重要です。厳重に保管することで情報漏洩のリスクを減らせます。

利用目的の明確化

利用目的の明確化は、ユーザーの信頼を得るために必要なステップです。ユーザー登録、ログイン機能、カスタマーサポート、サービス品質向上などの目的を明確にします。マーケティングや広告配信などに個人情報を活用する場合は、ユーザーの同意を得て、利用の有無の明記が必要です。

安全管理措置の策定

安全管理措置の策定は、技術的や物理的、組織的に個人情報を保護するために必要です。技術的な保護は、ファイヤーウォールや暗号化などの施策があげられます。施錠や入退室管理などの徹底は、物理的な保護です。組織的な保護は、社内規定の整備や従業員教育などが該当します。

個人情報へのアクセス権限の設定などのセキュリティ対策も重要です。定期的なバックアップや災害対策の実施も忘れないようにしましょう。安全管理措置の内容は個人情報保護法のガイドラインに詳細が記載されていますが、自社のリスク対策に応じた策定が必要です。

第三者提供に関する方針の策定

個人情報を第三者に提供する可能性がある場合は、第三者提供に関する方針を策定します。プライバシーポリシーに記載すべき項目は以下のとおりです。

オプトアウトの場合は、利用者の求めに応じて提供を停止し、必要事項を通知または容易に知り得る状態にします。個人情報保護委員会への届出も必要です。業務委託先への提供の場合は、状況に応じた方針を明確にし、安全管理措置の内容を公表する義務があります。

プライバシーポリシーに記載すべきこと

プライバシーポリシーには、以下を記載すべきです。

個人情報の定義と収集方法

個人情報とは、個人を識別できる情報のことです。氏名をはじめ住所や電話番号、メールアドレスなどが該当します。運転免許証番号やパスポート番号、指紋など個人を特定できる情報も個人情報です。個人情報は主に以下の方法で収集できます。

収集した個人情報は目的の範囲内で利用しましょう。収集する情報の種類や方法をユーザーに伝わるようにプライバシポリシーへの明記が重要です。

利用目的の具体的な記述

プライバシーポリシーでは、収集した個人情報をどのように使うのかを具体的に説明する必要があります。以下は、利用目的の主な例です。

利用目的は、ユーザーがわかりやすいように具体的に示します。「マーケティング活動」や「データ分析」などの専門用語は避け、具体的に何をするのか説明しましょう。ユーザーに不安を与えないように「など」「その他」などの説得力に欠ける曖昧な表現も避けるべきです。

第三者提供の条件と手続き

個人情報を第三者へ提供する場合は、提供の有無と目的の明記が必要です。どんな情報をどのような方法で提供するのか示します。提供の理由と提供先情報の明記も重要です。なぜ提供が必要なのか、誰に提供するのかわかりやすく記しましょう。

提供の停止を求められた場合に対応できるよう、フォームなど連絡先を設けて、問い合わせ方法の明記も必要です。個人情報を海外へ提供する必要がある場合は、通常の第三者提供と異なる部分をわかりやすく示します。

保有する個人情報の開示方法

ユーザーは収集された個人情報を確認する権利があるため、下記の例のような開示方法の明記が必要です。

保有個人データの開示等の請求

当社が保有する個人データの開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止)の請求については、下記の方法で受け付けております。

請求窓口

個人情報保護管理者 宛
〒XXX-XXXX 東京都○○区△△ X-X-X
株式会社○○○○ 個人情報保護窓口
E-mail: privacy@example.com

請求に必要な書類

所定の請求書および本人確認書類

請求書の入手方法

当社WEBサイトからダウンロード、または上記請求窓口に郵送にて請求してください。

手数料

利用目的の通知または開示の請求につきましては、1回の請求につき1,000円の手数料をいただきます。手数料は、請求書類とともに、定額小為替または郵便切手にてお送りください。

回答方法

請求者の指定する方法(郵送、FAX、電子メールのいずれか)でご回答いたします。

開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等の請求に伴い取得した個人情報は、当該手続きのための調査、本人確認、手数料の徴収、および当該開示等の請求に対する回答に利用いたします。

開示等の請求に対する回答期限

原則として、請求書類の到着後2週間以内にご回答いたします。ただし、調査に時間を要する場合等は、ご回答までにさらにお時間をいただく場合がございます。

記載内容は、各自の実情に応じて適切に調整して記載してください。法律の改正や社内規定の変更が発生する場合は、記載内容の更新が必要です。

プライバシーポリシーの掲載場所

プライバシーポリシーは、ユーザーがわかりやすいように以下のような場所に掲載します。

個人情報を収集するページには、プライバシーポリシーへのリンクの配置が必要です。ユーザーがプライバシーポリシーをすぐに見つけられるように工夫しましょう。

問い合わせ窓口

問い合わせ窓口は、ユーザーが質問や意見を伝えられるように適切に記載します。以下は、問い合わせ窓口の説明例文です。

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ

当社の個人情報の取り扱いについて、ご不明な点やご懸念がございましたら、下記の窓口までご連絡ください。

お問い合わせ窓口

電話番号：03-XXXX-XXXX
受付時間：平日 9:00～17:00(土日祝日・年末年始を除く)
電子メール：privacy@example.com
お問い合わせフォーム：https://www.example.com/contact

回答について

お問い合わせ内容の確認後、原則として2営業日以内に担当者よりご連絡させていただきます。緊急のご用件につきましては、お電話でお問い合わせください。

よくあるご質問

お問い合わせの前に、FAQページもあわせてご確認ください。
https://www.example.com/privacy/faq

注意事項

SNSを通じたお問い合わせには対応しておりません。個人情報保護の観点から、公開の場でのお問い合わせはお控えください。ご本人確認をお願いする場合がございます。

例文を参考に、各自のWEBサイトやサービスに適した内容を記載してください。
» WordPressでのお問合せフォームの作り方を解説

効率的にプライバシーポリシーを作成する方法

プライバシーポリシーは、以下の方法で効率的に作成可能です。

費用対効果など自社の状況に応じて最適な方法を選択してください。以下では、テンプレートの利用と専門家への依頼について詳しく解説します。

テンプレートを利用する

プライバシーポリシーは、適切なテンプレートを活用することで効率的に作成可能です。基本的な構成や必要な要素があらかじめ組み込まれているため、作成時間を短縮できます。テンプレートは、自社の業界や事業内容に適したものを選んで、状況に応じてカスタマイズして使用しましょう。

テンプレートを利用して作成したプライバシーポリシーの内容が不安でしたら、必要に応じて専門家にレビューを依頼しましょう。作成後は、定期的に見直しを行い、適切にアップデートすることで、常に最新のプライバシーポリシーを維持できます。

専門家に依頼する

専門家に依頼すれば、手間をかけずに法的要件を満たし、自社の事業に適したプライバシーポリシーを作成可能です。専門家は、弁護士や法律の専門家などが該当します。個人情報保護法に詳しいコンサルタントや、業界団体などの関連協会の専門家などへの依頼もおすすめです。

プライバシーポリシーを変更する際の注意点

プライバシーポリシーを変更する際は、適切に通知し、利用者の同意を得るように注意しましょう。以下では、変更の通知方法と利用者の同意を得る方法を詳しく解説します。

変更を通知する

プライバシーポリシーの変更を利用者に適切に通知することは、透明性や信頼関係の維持のために重要な取り組みです。変更内容の周知は、WEBサイト上での告知やメール、プッシュ通知など複数の方法の組み合わせが効果的です。

利用者の同意を得る

個人情報の利用目的の変更が生じる場合は、利用者の同意が必要です。同意を得るには、ボタンやチェックボックス、同意拒否選択肢の設置などの方法があります。重要な変更については、個別通知がおすすめです。利用者の理解と同意を得やすくなります。同意に関する問い合わせにも対応できるように、専用窓口を設けましょう。

まとめ

プライバシーポリシーは個人情報の取り扱いに関する重要な指針です。個人情報保護法を遵守し、トラブルを防止するためにも適切に作成する必要があります。作成手順は、個人情報の洗い出しや利用目的の明確化などです。記載すべき内容には個人情報の定義や利用目的、第三者提供の条件などが含まれます。

効率的な作成は、テンプレートの利用や専門家への依頼もおすすめです。プライバシーポリシーに変更が生じる場合は、利用者の通知と同意を得るように注意しましょう。利用者との関係構築のためにも、適切なプライバシーポリシーを作成してください。